Khususnya Anda sebagai pelaku bisnis, sangat penting untuk mengetahui bagaimana prosedur pembuatan invoice yang baik dan benar. Apa itu invoice? Invoice atau lebih dikenal dengan istilah faktur merupakan dokumen yang dikirim oleh pihak penjual kepada pembeli atau customer yang mencatat produk, harga barang, dan jumlah uang terhutang untuk barang tersebut. Menurut pengertiannya secara umum, invoice merupakan surat penagihan yang didalamnya berisi nominal tertentu kepada pelanggan yang harus dibayar.
Poin-Poin Penting Dalam Invoice Dan Prosedur Pembuatan Invoice
Untuk membuat invoice sebenarnya tidaklah sulit, apalagi sekarang Anda sudah bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi dan internet yang menawarkan format invoice sebagai referensi. Namun pada umumnya invoice mempunyai poin-poin isi seperti :
- Tujuan penagihan yaitu customer atau pelanggan
- Identitas penagih yaitu penyedia layanan atau perusahaan
- Nomor invoice atau nomor pemesanan yang berkaitan
- Daftar barang yang dibeli berupa deksripsi barang, jumlah barang, harga barang, dan total harga keseluruhan
- Total pajak atau total pembayaran
- Tujuan pembayaran yang berupa detail nomor rekening dan bank tujuan
Dikarenakan invoice tidak akan ada manfaatnya jika informasi yang disampaikan salah, Anda harus membuat invoice dengan benar. Sebelum memutuskan untuk membuat invoice ada beberapa prosedur yang harus Anda lakukan, diantaranya :
- Persiapkan informasi dasar seperti nama dan informasi perusahaan, logo perusahaan, nama dan alamat konsumen, nomor invoice, tanggal invoice, tanggal jatuh tempo, jumlah tagihan total, keterangan barang dan jasa yang dijual, pilihan metode payment, ketentuan-ketentuan payment.
- Hindari kesalahan-kesalahan yang umum terjadi pada saat pembuatan invoice seperti desain yang tidak profesional, kesalahan penulisan atau pengetikan terutama pada bagian-bagian angka invoice, pemilihan warna dan font huruf yang tidak sesuai dengan karakter bisnis yang Anda kelola.
Bagaimana Cara Agar Pelanggan Mudah Membayar Invoice?
Meskipun invoice sudah diberikan kepada pelanggan dengan tujuan agar lebih cepat membayarnya, ternyata masih banyak pelanggan yang tidak kunjung membayar invoice yang telah dikirim. Lalu bagaimana caranya agar para pelanggan segera membayar invoice?
- Pastikan invoice yang Anda kirim ke pelanggan mudah untuk dimengerti, dengan begitu para customer akan mengingat tagihan yang diberikan dan segera melunasinya. Tulislah daftar barang yang telah dipesan konsumen dengan deskripsi yang lengkap mulai dari nama, ukuran, jenis, bahan, dan yang lainnya.
- Pilihlah metode payment yang mudah dan praktis untuk ditawarkan kepada konsumen. Jika metode yang Anda tawarkan semakin terbatas, hal ini akan membuat konsumen lebih lama untuk membayar tagihan. Sebaliknya jika metode payment yang ditawarkan lebih banyak dan lengkap, invoice yang Anda kirim ke pelanggan akan lebih mudah dibayar karena customer bisa memilih metode pembayaran dengan mudah.
- Pastikan Anda mengirimkan invoice ke orang yang tepat. Artinya orang yang Anda berikan invoice harus orang yang memang berperan sebagai penanggung jawab dalam permasalahan pembayaran.
- Jangan menunggu waktu yang lama untuk mengirimkan invoice ke pelanggan terutama ketika pelanggan Anda termasuk tipe orang yang berlama-lama dalam melakukan pembayaran atau bahkan mungkin mereka akan lupa melakukan payment jika Anda menunggu waktu pemberian tagihan.
Itulah sedikit ulasan mengenai prosedur pembuatan invoice meliputi poin-poin penting yang harus ada dalam invoice, tutorial pembuatannya, sampai cara yang bisa Anda lakukan agar invoice bisa segera dibayar oleh konsumen.
